Enregistrer une entreprise individuelle ou un nom commercial

S'enregistrer comme travailleur autonome : ce que ça veut dire

Le travailleur autonome qui exploite seul son entreprise, sans s'incorporer, est une entreprise individuelle. Il n'y a pas de personne morale distincte : c'est vous qui signez les contrats, qui déclarez les revenus d'entreprise dans votre déclaration personnelle et qui répondez des dettes. « S'enregistrer » recouvre en fait deux démarches différentes, qu'on confond souvent.

Au Québec, la TPS est administrée par Revenu Québecsource, comme la TVQ. Seuil d'inscription à la TVQ : Inscription obligatoire dès que les fournitures taxables dépassent 30 000 $ (sur un trimestre civil ou sur les quatre derniers)source. Au fédéral, la règle du petit fournisseur pour la TPS/TVH est la suivante : 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs (ou en un seul trimestre)source. Un comptable peut confirmer le moment où ces inscriptions deviennent obligatoires pour vous.

Quand l'immatriculation est obligatoire

L'enregistrement d'un nom d'entreprise relève des provinces et des territoires; il n'existe pas de registre fédéral des entreprises individuelles. La règle de fond est presque partout la même (on s'enregistre si on exerce sous un autre nom que le sien), mais le libellé et les délais varient :

• Québec : Obligatoire dans les 60 jours si exploitée sous un autre nom que le nom et prénom du propriétairesource.
• Ontario : Obligatoire si l'entreprise est exploitée sous un nom autre que celui du propriétairesource.
• Nouveau-Brunswick : Lorsqu'on exerce sous un nom commercialsource.
• Colombie-Britannique : Obligatoire dans les 3 mois suivant la première utilisation d'un nom autre que le siensource.
• Alberta : Déclaration de dénomination commerciale obligatoire sous un nom autre que le siensource.
• Saskatchewan : Non requis sous son propre nomsource.
• Manitoba : Peut ne pas être requis sous son propre nom de famillesource.
• Nouvelle-Écosse : Obligatoire, sauf sous son nom personnelsource.
• Île-du-Prince-Édouard : Obligatoire, sauf sous son seul nom personnelsource.
• Terre-Neuve-et-Labrador : Aucun registre provincial des noms commerciauxsource.
• Yukon : Obligatoire si le nom diffère du nom du propriétairesource.
• Territoires du Nord-Ouest : Obligatoire, sauf sous le nom légal exact du propriétairesource.
• Nunavut : Obligatoire dans les 60 jours suivant la première utilisationsource.

Nom commercial ou votre propre nom

Au Québec, une travailleuse autonome qui facture sous « Julie Gagnon » n'a pas à s'immatriculer pour ce motif. Si elle facture sous « Julie Gagnon Design » ou « Atelier Boréal », elle utilise un nom commercial et doit s'immatriculer. Ajouter un mot à votre nom suffit donc, en général, à en faire un nom commercial.

• Langue du nom : Le nom d'une entreprise doit être en français ; un nom français est nécessaire à l'obtention de la personnalité juridiquesource. Une expression dans une autre langue peut accompagner le nom, mais à l'affichage extérieur : Le français doit être nettement prédominant dans l'affichage extérieur d'un nom comportant une expression d'une autre languesource.
• Pas de forme juridique trompeuse : une entreprise individuelle n'emploie pas « inc. », « ltée » ni « société par actions ».
• Pas de droit exclusif : l'immatriculation n'empêche pas un tiers d'utiliser un nom semblable et ne remplace pas une marque de commerce.

Frais et renouvellement (sourcés)

• Colombie-Britannique : 40 $ (+ 30 $ de demande de nom)source.
• Alberta : 10,61 $ de frais gouvernementauxsource.
• Saskatchewan : 65 $ (+ 50 $ de réservation)source. Renouvellement tous les 3 anssource.
• Manitoba : 60 $ (+ 45 $ de réservation)source. Validité : 3 ans (renouvellement 60 $)source.
• Nouvelle-Écosse : 68,55 $source. Renouvellement chaque annéesource.
• Île-du-Prince-Édouard : 90 $ de frais d'enregistrementsource. Valide 3 ans ; renouvellement de 75 $ tous les 3 anssource.
• Yukon : 25 $source, valide 3 anssource.
• Territoires du Nord-Ouest : 50 $source. Validité : 4 anssource.
• Nunavut : 50 $source.

Au Québec, la mise à jour annuelle garde l'immatriculation active; l'entreprise qui ne la produit pas pendant trop longtemps peut être radiée d'office. En Ontario, fenêtre de renouvellement : Expire tous les 5 ans ; renouvelable de 6 mois avant à 60 jours après l'expirationsource.

Immatriculer une entreprise individuelle au Québec, étape par étape

1. 1Choisir le nomUn nom en français, distinct des noms déjà inscrits, qui ne laisse pas croire à une société par actions. Une recherche au registre permet de repérer les noms semblables.
2. 2Remplir la déclaration d'immatriculationVos nom et adresse, le nom de l'entreprise, l'adresse de l'établissement, la description de l'activité, le nombre de salariés et la date de début des activités.
3. 3Payer les droitsDroits d'immatriculation : 41 $ (61,50 $ en prioritaire)source.
4. 4Recevoir le NEQLe numéro d'entreprise du Québec identifie l'entreprise auprès du registre et de plusieurs ministères. Vous l'indiquez sur vos factures et vos documents d'affaires.
5. 5S'inscrire aux taxes, au besoinL'inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ se fait séparément, selon votre chiffre d'affaires.

Après l'immatriculation : tenir le dossier à jour

L'immatriculation n'est pas un geste unique. Chaque année, la déclaration de mise à jour confirme les renseignements inscrits au registre (41 $ par ansource). Entre deux mises à jour, un changement d'adresse, d'activité ou de nom se déclare au moyen d'une déclaration de mise à jour courante. Et si vous cessez vos activités, une déclaration de radiation retire l'entreprise du registre : sans elle, l'obligation de mise à jour annuelle continue de courir.

Vous exercez aussi dans une autre province? L'immatriculation au Québec ne vaut que pour le Québec : l'enregistrement d'un nom commercial se fait dans chaque province où vous faites affaire sous ce nom, selon les règles de la liste ci-dessus.

Entreprise individuelle ou société : les différences

Beaucoup de travailleurs autonomes commencent en entreprise individuelle et s'incorporent quand les revenus, les risques ou l'arrivée d'un associé le justifient. S'incorporer ne transforme pas l'entreprise individuelle : la société est une nouvelle entité, à qui on transfère les biens, les contrats et les inscriptions. Le bon moment dépend de votre activité et de facteurs fiscaux qu'un comptable peut évaluer.

Comment Incorpo immatricule votre entreprise individuelle

1. 1Quelques questionsVotre province, le nom que vous comptez utiliser, votre activité et votre date de début. On vous dit si l'immatriculation est exigée.
2. 2Vérification du nomOn cherche au registre les noms identiques ou semblables et on vérifie les règles de langue applicables.
3. 3DépôtOn prépare la déclaration, vous la relisez, puis on la dépose et on acquitte les frais gouvernementaux, affichés à part.