Permis et licences d'entreprise

Ai-je besoin d'un permis d'affaires?

Trois questions permettent d'y répondre : où vous exercez, ce que vous faites, et ce que vous vendez ou faites traverser les frontières. La réponse est rarement un seul permis. Un café dans une ville moyenne, par exemple, peut avoir besoin d'un certificat d'occupation, d'un permis alimentaire, d'un permis d'enseigne et, s'il sert de l'alcool, d'un permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux, en plus de ses inscriptions corporatives et fiscales.

• Où : chaque municipalité fixe ses propres règles de zonage, d'occupation et, s'il y a lieu, de licence d'affaires. Certaines villes encadrent la plupart des commerces sur leur territoire; d'autres ne visent que des activités précises.
• Quoi : bien des activités sont encadrées par la province (construction, alimentation, alcool, immobilier, transport, services aux consommateurs, garde d'enfants) ou par un ordre professionnel.
• Quels produits : importer, exporter ou vendre des produits réglementés (aliments, produits de santé, marchandises contrôlées, alcool, tabac, cannabis) peut exiger une licence ou un enregistrement fédéral.

Permis municipaux

Les permis municipaux sont ceux auxquels on pense d'abord quand on cherche un permis d'affaires. Ils sont délivrés par la ville ou la municipalité où l'entreprise exerce, et les règles changent beaucoup d'un endroit à l'autre. Les grandes villes publient en général la liste des activités visées et un formulaire en ligne.

Les permis municipaux sont liés à une adresse. Une entreprise qui ouvre un deuxième local, qui déménage ou qui travaille dans plusieurs municipalités, comme un entrepreneur actif dans toute une région, peut devoir obtenir un permis dans chacune. La plupart se renouvellent périodiquement, aux tarifs et aux dates fixés par chaque municipalité.

L'entreprise à domicile est une zone grise fréquente. Bien des municipalités l'autorisent à certaines conditions (pas d'enseigne, peu de visites de clients, pas d'employés sur place, pas d'entreposage), et certaines exigent un permis d'usage domestique. Le règlement de zonage de votre municipalité fait foi.

Permis provinciaux et sectoriels

Les provinces encadrent les activités qui touchent la sécurité du public, les consommateurs ou la santé. Ces permis suivent l'activité plutôt que l'adresse, et certains exigent une formation, une assurance, un cautionnement ou une vérification des antécédents avant d'être délivrés. Au Québec, par exemple :

• Construction : la licence d'entrepreneur de la Régie du bâtiment du Québec et les cartes de compétence des métiers.
• Alcool, jeux et courses : les permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux, par établissement.
• Alimentation : les permis du ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation pour la vente, la préparation ou la transformation d'aliments.
• Consommation : les permis de l'Office de la protection du consommateur pour certaines activités, comme les agences de voyages, le commerce itinérant ou le prêt d'argent.
• Immobilier, assurance et valeurs mobilières : l'inscription de l'entreprise et de ses représentants auprès de l'organisme de réglementation.
• Garde d'enfants, santé et services sociaux : les permis d'établissement et l'inscription des professionnels.
• Transport : l'inscription des véhicules lourds et les autorisations d'exploitation.

Les autres provinces ont leurs propres organismes pour les mêmes secteurs. Les professions réglementées (avocats, comptables, ingénieurs, professionnels de la santé) relèvent de leur ordre, et certaines peuvent exercer en société. Au Québec : Possible pour les membres d'un ordre, quelle que soit la forme juridique, aux conditions du chapitre VI.3 et des règlements applicablessource. En Ontario : Professions autorisées par leur loi, professions de la santé réglementées, CPA, Barreau, travail social, vétérinairessource.

Permis fédéraux (importation, exportation, produits réglementés)

La plupart des petites entreprises n'ont jamais besoin d'un permis fédéral. Les exigences fédérales entrent en jeu quand une entreprise importe ou exporte à des fins commerciales, ou quand elle touche à des produits ou services réglementés directement par Ottawa.

• Importation et exportation : un numéro d'entreprise avec un compte de programme d'importation-exportation de l'Agence du revenu du Canada, qui sert à déclarer les envois commerciaux à l'Agence des services frontaliers du Canada.
• Exportations contrôlées : les licences d'exportation d'Affaires mondiales Canada pour les marchandises de la liste des marchandises d'exportation contrôlée.
• Aliments : une licence de l'Agence canadienne d'inspection des aliments pour certaines importations, exportations et ventes entre provinces.
• Produits de santé : les licences ou déclarations de Santé Canada pour les produits de santé naturels, les instruments médicaux, les médicaments et les cosmétiques.
• Produits soumis à l'accise : les licences d'accise des producteurs d'alcool, de tabac, de produits de vapotage et de cannabis.
• Télécommunications, radiodiffusion, aviation et transport : les autorisations de l'organisme fédéral compétent.

Une société fédérale reçoit son numéro d'entreprise à la constitution : NE et compte RC attribués automatiquement à la constitution fédéralesource. Le compte d'importation-exportation s'ajoute à ce numéro; il n'est pas créé automatiquement.

Travailleur autonome : faut-il un permis?

Les permis suivent l'activité et l'endroit, pas la forme juridique. Le travailleur autonome qui exerce une activité réglementée, ou qui travaille dans une municipalité qui encadre les commerces, a en général besoin des mêmes permis qu'une compagnie qui fait la même chose.

Ce qui change pour l'entreprise individuelle, c'est le nom. Au Québec : Obligatoire dans les 60 jours si exploitée sous un autre nom que le nom et prénom du propriétairesource. En Ontario : Obligatoire si l'entreprise est exploitée sous un nom autre que celui du propriétairesource. Cette immatriculation n'est pas un permis : elle consigne le nom et le propriétaire, sans plus.

Quand un travailleur autonome s'incorpore, les permis délivrés à son nom ne passent généralement pas d'eux-mêmes à la nouvelle compagnie. Celle-ci présente sa propre demande, ou le permis est transféré lorsque l'autorité le permet.

Garder ses permis valides

Un permis n'est pas une démarche ponctuelle. La plupart se renouvellent périodiquement, et bon nombre doivent être mis à jour quand l'entreprise change. Un renouvellement oublié peut vouloir dire exercer sans autorisation, avec les amendes ou la fermeture que prévoit l'autorité.

• Dates de renouvellement : chaque autorité a son propre cycle; regroupez les échéances dans un même calendrier.
• Déménagement : un nouveau local veut souvent dire nouvelle vérification du zonage et nouveau permis municipal.
• Changement de nom ou de propriétaire : un nouveau nom, la vente de l'entreprise ou un changement de contrôle peut exiger une modification ou une nouvelle demande.
• Affichage et registres : certains permis doivent être affichés sur place ou conservés pour les inspections.

Comment on vous aide à les demander

Le plus difficile, c'est de savoir ce qui s'applique. Incorpo part de ce que vous nous dites de votre activité et de vos emplacements, et dresse la liste des permis qui pourraient vous viser, chacun relié à l'autorité qui le délivre. C'est toujours l'autorité qui tranche sur ce dont vous avez besoin.

1. 1Votre activité et vos emplacementsVous décrivez ce que fait l'entreprise, où elle exerce, et si elle importe, exporte ou vend des produits réglementés.
2. 2Une liste des exigences possiblesOn recense les permis municipaux, provinciaux et fédéraux qui pourraient s'appliquer, avec un lien vers la page de chaque autorité.
3. 3Vos renseignements corporatifs, prêts à réutiliserLes demandes exigent toujours les mêmes renseignements : nom légal, NEQ, numéro d'entreprise, siège, administrateurs. Votre compte Incorpo les regroupe, avec le certificat et les statuts.
4. 4Aide aux demandesQuand une demande peut être préparée pour vous, on vous aide à la monter. Certains permis doivent être demandés par le propriétaire, exigent une inspection ou une preuve de formation, que vous seul pouvez fournir.