Faire réviser vos statuts et règlements par un avocat

Pourquoi faire réviser ses statuts avant le dépôt?

Les statutsstatutsDocument déposé au registre qui fixe le nom, le capital-actions, le nombre d’administrateurs et les restrictions de la société.Voir la définition → sont l'acte fondateur de la compagnie. Une fois déposés, ils fixent les règles que toute décision subséquente doit respecter : quelles actions existent, quels droits elles confèrent, qui peut les acheter et combien d'administrateurs siègent au conseil. Les règlements complètent ensuite la gouvernance au quotidien : assemblées, quorum, dirigeants, pouvoirs de signature et opérations bancaires.

La plupart des entrepreneurs s'incorporent avec une structure standard, et le questionnaire guidé d'Incorpo est conçu pour ça. La révision devient utile quand la structure sort de l'ordinaire : plusieurs fondateurs aux rôles inégaux, un investisseur, une société de gestion, des membres de la famille actionnaires, ou des dividendes à verser à certains actionnaires seulement. Dans ces cas, le libellé des statuts a des effets juridiques et fiscaux qu'un questionnaire ne peut pas soupeser à votre place.

Il y a aussi une question de coût. Corriger des statuts après le dépôt oblige à produire des clauses modificatrices, avec des frais gouvernementaux chaque fois. Au Québec : 206 $ (309 $ en prioritaire)source. Au fédéral : 200 $ en ligne, 250 $ autrementsource. En Ontario : 150 $source. La révision avant le dépôt vise à bien faire les choses du premier coup.

Ce que couvre la révision des statuts

L'avocat examine les documents qu'Incorpo prépare à partir de vos réponses, à la lumière de la loi qui régira la compagnie et de ce que vous lui expliquez de vos projets.

• Nom : la mention juridique, la forme française ou bilingue, et le risque de confusion avec des noms ou des marques de commerce existants. Au Québec : Le nom d'une entreprise doit être en français ; un nom français est nécessaire à l'obtention de la personnalité juridiquesource.
• Capital-actions : les catégories d'actions, le nombre autorisé, et les droits, privilèges, restrictions et conditions rattachés à chacune.
• Restrictions au transfert des actions : la clause qui garde la compagnie fermée, en exigeant en général l'accord des administrateurs ou des actionnaires avant tout transfert.
• Administrateurs : le nombre minimal et maximal, et la conformité des administrateurs proposés aux règles de la loi. Au fédéral : Au moins 25 % des administrateurs doivent être résidents canadiens ; au moins 1 s'il y a moins de 4 administrateurssource.
• Autres dispositions : restrictions sur les activités, pouvoirs d'emprunt et clauses particulières.
• Règlements : assemblées, quorum, dirigeants, pouvoirs de signature, et arrimage avec les statuts et une éventuelle convention entre actionnaires.

La révision ne remplace pas la planification fiscale. Si la structure vise le fractionnement du revenu, une société de gestion ou un gel successoral, l'avocat pourrait proposer de faire intervenir votre comptable, puisque les conditions des actions et les règles fiscales vont de pair.

Catégories d'actions et droits

Le capital-actions est la partie des statuts où les fondateurs se trompent le plus souvent, parce qu'il paraît technique et que le choix standard semble suffire. Les lois sur les sociétés par actions prévoient en général trois droits de base qui doivent appartenir à au moins une catégorie d'actions : le droit de vote, le droit aux dividendes et le droit au reliquat à la dissolution. La façon de répartir ces droits entre les catégories revient aux fondateurs.

• Les actions ordinairesactions ordinairesActions qui confèrent le droit de vote et une part des bénéfices résiduels. La catégorie de base de toute société par actions.Voir la définition → portent d'habitude le vote et la plus-value de l'entreprise.
• Les actions privilégiéesactions privilégiéesActions assorties de droits particuliers (dividende prioritaire, rachat) et généralement sans vote.Voir la définition → ont en général une priorité sur les dividendes ou le capital, souvent sans droit de vote; leurs conditions sont inscrites dans les statuts.
• Les clauses de dividendes discrétionnaires permettent aux administrateurs de verser un dividendedividendePart des bénéfices distribuée aux actionnaires par résolution du conseil.Voir la définition → sur une catégorie sans payer les autres, ce qui a des conséquences fiscales à valider avec un comptable.
• Les droits de rachat permettent à la compagnie de racheter des actions, ou au porteur de l'exiger, à un prix établi selon une formule.

L'avocat vérifie que les droits recherchés figurent bel et bien dans le texte, que les catégories ne se contredisent pas et que la structure laisse de la place à ce qui est prévu, comme l'arrivée d'un investisseur ou d'un employé actionnaire.

Les questions qui reviennent souvent

Chaque dossier est unique, mais certaines questions reviennent quand un avocat lit un projet de statuts. Les voici, pour y réfléchir avant la révision, et non comme des réponses.

• Fondateurs égaux, actions égales? Quand l'apport diffère (argent, temps, propriété intellectuelle), certains veulent que la répartition ou l'acquisition graduelle des actions le reflète. Ces modalités se trouvent d'habitude dans une convention entre actionnaires plutôt que dans les statuts.
• De la place pour grandir. Une seule catégorie d'actions peut compliquer l'arrivée d'un investisseur ou d'un employé sans modifier les statuts.
• Qui contrôle le conseil? Le nombre d'administrateurs et le droit de vote de chaque catégorie décident qui les nomme.
• Des dividendes conformes au plan. Pour verser des dividendes à certains actionnaires seulement, les conditions des actions doivent le permettre, et les règles fiscales doivent être vérifiées avec un comptable.
• Transferts et départs. La restriction au transfert des statuts n'est qu'une première couche; le départ d'un fondateur se règle en général dans une convention entre actionnaires.
• Cohérence. Statuts, règlements, résolutions d'organisation et convention doivent dire la même chose. Les contradictions sont une source fréquente de différends.

Les commentaires de l'avocat reviennent sous forme de notes ou de modifications suivies. Si un changement touche d'autres documents, comme les résolutions d'organisation ou l'émission des actions, Incorpo les ajuste en conséquence avant la signature.

Qui révise vos documents

La révision est faite par un avocat de notre cabinet partenaire, qui compte des avocats en Ontario et au Québec. Incorpo n'exerce pas le droit et ne donne pas d'avis juridique : on prépare les documents à partir de vos réponses et on s'occupe des dépôts. Tout avis sur votre situation, et toute modification que l'avocat propose à la structure, vient de l'avocat.

Les lois que le cabinet partenaire peut couvrir dépendent du barreau où ses avocats sont inscrits. À la commande, on vous confirme si la révision est offerte pour votre juridiction, avant tout paiement.

Délai

La révision ajoute une étape entre le questionnaire et le dépôt. Sa durée dépend de la complexité de la structure et des échanges avec l'avocat : une compagnie à actionnaire unique et à une seule catégorie d'actions laisse peu de points à discuter, alors qu'une structure à plusieurs catégories avec un investisseur peut demander quelques allers-retours.

On n'affiche pas de délai fixe sur cette page. Le délai prévu est confirmé à la commande, et votre dossier indique où en est la révision. Rien n'est déposé au registre tant que la révision est en cours : le délai de traitement gouvernemental ne commence qu'une fois la version finale approuvée.

Réviser ses statuts après la constitution

La révision ne s'adresse pas qu'aux nouvelles compagnies. On relit souvent ses statuts quand quelque chose change : un nouvel actionnaire, un investisseur, une société de gestion, l'arrivée d'un conjoint ou des enfants, ou une vente. Si l'avocat propose des changements, ils se font par clauses modificatrices, qu'Incorpo peut préparer et déposer une fois approuvées.

• Ajouter une catégorie d'actions ou modifier les droits d'une catégorie existante.
• Changer le nombre d'administrateurs ou le nom.
• Retirer des restrictions sur les activités de la compagnie.
• Arrimer les statuts à une nouvelle convention entre actionnairesconvention entre actionnairesContrat qui régit les rapports entre actionnaires : vote, transfert d’actions, sortie, résolution des conflits.Voir la définition →.