Constituer une société professionnelle

Constituer une société professionnelle : le principe

Une société professionnelle est une société par actions ordinaire, encadrée par des règles supplémentaires. Elle naît du dépôt de statuts au registre, comme n'importe quelle compagnie, mais la loi qui régit la profession et l'ordre professionnel ajoutent leurs conditions : l'objet se limite à l'exercice de la profession et aux activités connexes, les actions avec droit de vote sont réservées aux membres de l'ordre, le nom suit une formule précise, et la société ne peut pas exercer tant que l'ordre ne l'a pas autorisée ou qu'elle ne lui a pas été déclarée.

S'incorporer change l'organisation de la pratique, pas la responsabilité personnelle du professionnel. En règle générale, le professionnel répond toujours personnellement de ses fautes professionnelles, même s'il exerce en société; la société peut toutefois porter les obligations d'affaires comme le bail ou les contrats avec les fournisseurs. La plupart des ordres exigent aussi une garantie contre la responsabilité professionnelle couvrant la société.

Les motifs varient d'un professionnel à l'autre : regrouper plusieurs associés, séparer les finances du cabinet, mieux planifier ses revenus dans le temps. Les effets fiscaux dépendent du revenu, des dépenses, de la situation familiale et de la province, et ils changent avec les règles fiscales. Un comptable qui connaît votre profession peut les chiffrer pour votre situation.

Quelles professions peuvent s'incorporer

Au Québec, le Code des professions permet aux membres d'un ordre d'exercer au sein d'une société par actions ou d'une société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL), à condition que leur ordre ait adopté un règlement qui l'autorise et qui en fixe les conditions. C'est ce règlement, et non la loi sur les sociétés, qui détermine qui peut être actionnaire, qui peut siéger au conseil et quelle assurance est exigée. Règle générale vérifiée : Possible pour les membres d'un ordre, quelle que soit la forme juridique, aux conditions du chapitre VI.3 et des règlements applicablessource.

Les professions relèvent des provinces et des territoires : la liste des professions admises varie donc d'une juridiction à l'autre, selon la loi et selon les règles de chaque ordre ou collège. Une société professionnelle se constitue en général sous le régime de la province où la profession est exercée. Les règles vérifiées à ce jour ailleurs au Canada :

• Ontario : Professions autorisées par leur loi, professions de la santé réglementées, CPA, Barreau, travail social, vétérinairessource.
• Alberta : CPA, chiropratique, dentisterie, droit, médecine, optométriesource.
• Nouveau-Brunswick : Seulement si la loi de la profession le permet expressémentsource.
• Yukon : Obligatoire : enregistrement, permis du Yukon, renouvellement annuelsource.

Les règles de la Colombie-Britannique, de la Saskatchewan, du Manitoba, de la Nouvelle-Écosse, de l'Île-du-Prince-Édouard, de Terre-Neuve-et-Labrador, des Territoires du Nord-Ouest et du Nunavut sont en cours de vérification. Pour votre profession, le site de votre ordre fait foi : même quand la loi permet l'exercice en société, c'est l'ordre qui en fixe les conditions.

Autorisation et permis de l'ordre

Avant d'exercer, la société doit être autorisée par l'ordre ou lui être déclarée. Le nom de la démarche change selon la profession et la province (déclaration à l'ordre, permis d'exercice en société, certificat d'autorisation), tout comme le moment où elle se fait : certains ordres examinent le nom et les statuts avant la constitution, d'autres interviennent une fois la société créée au registre. Au Québec, le professionnel qui exerce en société la déclare à son ordre selon le règlement de celui-ci et la tient à jour.

1. 1Lire le règlement de votre ordreRepérez le règlement sur l'exercice en société et le formulaire de déclaration ou de demande. Notez la formule de nom exigée, les actionnaires admis et l'assurance requise.
2. 2Vérifier le nom, au besoinCertains ordres approuvent le nom avant le dépôt des statuts. Les règles de nom du registre s'appliquent aussi, dont la Charte de la langue française au Québec.
3. 3Constituer la société au registreLes statuts sont déposés avec les restrictions que l'ordre impose sur l'objet, les actions et leur transfert.
4. 4Déclarer la société à l'ordreLe dossier comprend en général le certificat de constitution, les statuts, la liste des actionnaires, administrateurs et dirigeants, et la preuve d'assurance.
5. 5Exercer et tenir à jourUne fois l'autorisation obtenue ou la déclaration faite, la société peut exercer. La plupart des ordres exigent une mise à jour annuelle et un avis à chaque changement d'actionnaires ou d'administrateurs.

Restrictions sur l'actionnariat et le nom

• Actions avec droit de vote : en général réservées aux membres en règle de l'ordre, parfois aux seuls membres du même ordre.
• Actions sans droit de vote : certains ordres permettent à des membres de la famille, ou à une fiducie à leur bénéfice, d'en détenir; d'autres l'interdisent. La règle varie selon la profession.
• Administrateurs et dirigeants : souvent tenus d'être eux aussi membres de l'ordre.
• Objet : limité à l'exercice de la profession et aux activités qui s'y rattachent.
• Nom : il comprend souvent le nom du professionnel ou du cabinet et une mention comme « société professionnelle »; la compagnie à numéro est souvent refusée. En Ontario, la loi exige la mention « Professional Corporation » ou « société professionnelle ».
• Perte du statut de membre : si un actionnaire cesse d'être membre de l'ordre, les règles prévoient en général un délai pour transférer ses actions.

Exercer en société ou à son compte?

Frais gouvernementaux et de l'ordre (sourcés)

Une société professionnelle paie deux types de frais : les droits de constitution du registre, les mêmes que pour toute société par actions de la juridiction, et les frais de l'ordre pour l'autorisation ou la déclaration et ses renouvellements.

Les frais des ordres sont fixés par chacun d'eux et changent plus souvent que ceux des registres. Ils sont en cours de vérification et n'apparaissent pas ici; le barème de votre ordre fait foi. L'assurance responsabilité professionnelle, quand elle est exigée, s'ajoute.

Après la constitution : obligations continues

La société professionnelle garde les obligations de toute société par actions et y ajoute celles de l'ordre. Côté registre et fisc : la déclaration de mise à jour annuelle au registre des entreprises (106 $ par an (dans le délai)source au Québec), la déclaration de revenus de la société, le livre des minuteslivre des minutesRegistre officiel qui rassemble statuts, règlements, résolutions et registres d’une société.Voir la définition → et les inscriptions aux taxes ou aux retenues à la source au besoin. Côté ordre : la mise à jour de la déclaration ou le renouvellement du permis, le maintien de l'assurance et l'avis de tout changement d'actionnaires, d'administrateurs ou de nom.

Comment Incorpo prépare votre société professionnelle

1. 1Questionnaire guidéVous indiquez votre profession, votre province, les actionnaires et administrateurs, et les restrictions que votre ordre impose sur le nom, l'objet et les actions.
2. 2Statuts avec les restrictionsOn prépare les statuts avec les restrictions d'objet, d'actions et de transfert que vous avez relevées. Vous les relisez, idéalement avec la liste de contrôle de votre ordre, avant tout dépôt.
3. 3Dépôt au registreOn dépose les statuts au registre provincial et on acquitte les frais gouvernementaux pour vous, affichés à part sur votre soumission.
4. 4Documents pour votre ordreVous recevez le certificat, les statuts et un livre des minuteslivre des minutesRegistre officiel qui rassemble statuts, règlements, résolutions et registres d’une société.Voir la définition → numérique avec les registres que l'ordre demande habituellement. La déclaration ou la demande à l'ordre se fait à votre nom, selon ses règles.