Produisez la déclaration annuelle de votre société à temps

Qui doit produire une déclaration annuelle

La déclaration annuelledéclaration annuelleDépôt obligatoire chaque année auprès du registre, distinct de la déclaration de revenus. Son oubli peut mener à la dissolution.Voir la définition → est un dépôt court qui confirme ce que le registre public sait de votre société : l'adresse du siège, les administrateurs et, selon la juridiction, les dirigeants, les activités ou les principaux actionnaires. Ce n'est pas une déclaration de revenus : celle-ci va à l'ARC et à Revenu Québec, alors que la déclaration annuelle va au registre des entreprises.

• Toute société active la produit auprès de sa juridiction de constitution, chaque année, qu'elle ait eu des revenus ou non.
• Les sociétés constituées ailleurs et immatriculées au Québec la produisent aussi et paient les droits annuels : 106 $ par ansource.
• Les sociétés inactives la produisent jusqu'à leur dissolution. Cesser ses activités, ce n'est pas fermer la société.

Même sans changement, il faut produire la déclaration : c'est ce qui indique au registre que la société est active, et ce qui garde son dossier en règle, un point que les banques, les locateurs et les acheteurs vérifient souvent.

Production de votre déclaration de mise à jour annuelle au Québec

Au Québec, la société produit sa déclaration de mise à jour annuelle au Registraire des entreprises. Dans la plupart des cas, elle la joint à sa déclaration de revenus provinciale : Du lendemain de la fin de l'exercice jusqu'à six mois plus tard (avec la CO-17)source. Quand elle est produite séparément : Du 15 mai au 15 novembresource.

• l'adresse du domicile (siège) et, s'il y a lieu, des établissements au Québec;
• les administrateurs et les principaux dirigeants;
• les principaux actionnaires et les bénéficiaires ultimes : Déclaration obligatoire des bénéficiaires ultimes (SPA, entreprises individuelles, sociétés de personnes, fiducies commerciales)source;
• les activités et le nombre de salariés au Québec.

Un changement en cours d'année (nouvel administrateur, nouvelle adresse) se déclare sans attendre, par une déclaration de mise à jour courante : Dans les 30 jours suivant le changementsource. La déclaration annuelle ne fait alors que le confirmer.

Au fédéral et en Ontario : le rapport annuel

Une société fédérale produit son rapport annuel auprès de Corporations Canada. Elle y confirme son siège et ses administrateurs, et y déclare les particuliers ayant un contrôle important : Chaque année avec le rapport annuel ; dans les 15 jours d'un changement ; à la constitution (30 jours après fusion ou prorogation)source. Si elle est immatriculée au Québec, elle produit en plus la déclaration de mise à jour annuelle québécoise.

En Ontario, le rapport annuel se dépose au Registre des entreprises de l'Ontario, avec la clé d'entreprise de la société. Il est gratuit et suit le calendrier de la déclaration de revenus, si bien que bien des comptables produisent les deux en même temps.

Échéances par juridiction (sourcées)

La plupart des juridictions rattachent l'échéance à l'anniversaire de constitution. Le Québec et l'Ontario la rattachent plutôt aux déclarations fiscales de la société.

• Québec : Du lendemain de la fin de l'exercice jusqu'à six mois plus tard (avec la CO-17)source.
• Fédéral (LCSA) : Dans les 60 jours suivant la date anniversairesource.
• Ontario : Dans le délai de production de la déclaration de revenus de la dernière année d'imposition terminéesource.
• Colombie-Britannique : Dans les 2 mois suivant chaque anniversaire de la constitutionsource.
• Alberta : Au plus tard le dernier jour du mois suivant le mois anniversairesource.
• Saskatchewan : Dernier jour du mois suivant le mois anniversairesource.
• Manitoba : À la fin du mois suivant le mois anniversaire de la constitutionsource.
• Nouveau-Brunswick : Dans les 30 jours suivant la date anniversairesource.
• Nouvelle-Écosse : Dû au mois anniversaire de la constitutionsource.
• Île-du-Prince-Édouard : Chaque annéesource.
• Terre-Neuve-et-Labrador : Avant la fin du mois anniversairesource.
• Yukon : Dernier jour du mois suivant l'anniversaire de constitutionsource.
• Territoires du Nord-Ouest : Fin du mois suivant l'anniversaire de constitution ou de fusionsource.
• Nunavut : Fin du mois suivant l'anniversaire de constitution ou de fusionsource.

Frais gouvernementaux (sourcés)

• Québec : 106 $ par an (dans le délai)source.
• Fédéral : 12 $ en lignesource; autrement : 40 $ autrement qu'en lignesource.
• Ontario : 0 $ (gratuit)source.
• Colombie-Britannique : 43,39 $source.
• Alberta : 53,05 $ de frais gouvernementauxsource.
• Saskatchewan : 60 $source.
• Manitoba : 65 $source.
• Nouveau-Brunswick : 60 $ en ligne ; 80 $ sur papiersource.
• Nouvelle-Écosse : 118,35 $ par annéesource.
• Île-du-Prince-Édouard : 30 $ (barème du règlement, codification au 2022-06-04)source.
• Terre-Neuve-et-Labrador : 90 $ en lignesource.
• Yukon : 100 $source.
• Territoires du Nord-Ouest : 150 $ par annéesource.
• Nunavut : 70 $source.

Ce sont les droits du registre seulement. Quand Incorpo dépose pour vous, ces droits sont refacturés au coût réel, sur une ligne à part; nos honoraires figurent sur la page Tarifs.

Que se passe-t-il en cas de retard

Les conséquences vont de la pénalité à la perte de la société elle-même. Une société radiée ou dissoute ne peut plus signer de contrats, et ses biens peuvent passer à l'État jusqu'à sa reconstitution. Le retard coûte aussi en crédibilité : un dossier en défaut se voit dès qu'une banque ou un client consulte le registre.

• Québec : Retard : 50 % des droits annuels ; impayé : 5 % + 1 % par mois (12 mois max.)source. Radiation : Radiation d'office après deux déclarations de mise à jour annuelle consécutives non produitessource. Effet : Peut entraîner la dissolution de la personne morale québécoisesource.
• Fédéral : La société peut être dissoutesource. Règle : Défaut d'un an dans l'envoi d'un droit, d'un avis ou d'un document exigé par la Loisource. En pratique : Politique : dissolution seulement après 2 ans sans dépôt ; avis final accordant 120 jourssource.
• Ontario : Infraction : amende jusqu'à 25 000 $ pour une sociétésource. Dissolution : Dissolution possible après un avis de 90 jours pour défaut de dépôt (CIA) ou de paiementsource.

Comment fonctionnent nos rappels

Une déclaration oubliée vient rarement d'un manque de volonté. L'échéance revient une fois par année, souvent en pleine saison chargée; l'avis du registre arrive à une vieille adresse courriel; ou l'entrepreneur croit que le comptable s'en occupe, et le comptable croit l'inverse. Nos rappels servent à lever l'ambiguïté : un responsable, une échéance, un seul endroit pour confirmer.

1. 1On suit votre échéanceLa juridiction, la date anniversaire et, au Québec et en Ontario, la fin d'exercice déterminent la période de production. On l'inscrit quand vous vous incorporez ou quand vous transférez votre société chez Incorpo.
2. 2Vous recevez des rappelsOn vous écrit avant l'ouverture de la période, puis à l'approche de l'échéance, et la déclaration apparaît comme tâche dans votre tableau de bord.
3. 3Vous confirmezLa déclaration est préparée à partir de votre dossier corporatif. Vous confirmez que les administrateurs et les adresses sont à jour, ou vous nous indiquez ce qui a changé.
4. 4On dépose et on garde la preuveOn dépose au registre et on acquitte les droits pour vous. La confirmation est versée à votre livre des minutes numérique.

Chaque société de votre compte a son propre calendrier : si vous avez une société de gestion et une société d'exploitation, au Québec et au fédéral par exemple, vous voyez les deux échéances côte à côte.