Numéro d'entreprise, TPS/TVH, TVQ et retenues à la source : vos inscriptions

Le numéro d'entreprise (NE) : à quoi il sert

Le numéro d'entreprise est l'identifiant fiscal fédéral de votre société. Toute société en a besoin, puisque toute société produit une déclaration de revenus. Le NE reste le même pendant toute la vie de la société; chaque programme fiscal y ajoute ensuite son propre compte, désigné par deux lettres et un numéro de référence.

• RC, impôt des sociétés : ouvert pour toute société. Au fédéral : NE et compte RC attribués automatiquement à la constitution fédéralesource.
• RT, TPS/TVH : quand la société doit, ou choisit, percevoir la taxe. Au Québec, ce compte est géré par Revenu Québec.
• RP, retenues sur la paie : dès qu'elle verse un salaire, y compris à ses propres actionnaires.
• RM, import-export : quand elle importe des marchandises à des fins commerciales ou exporte des biens pour lesquels un numéro est exigé.

Selon la juridiction, le NE est attribué à la constitution ou demandé à l'ARC par la suite.

Numéro d'immatriculation d'entreprise : NEQ ou NE?

Au Québec, une société a deux numéros qu'on confond souvent. Le NEQNEQNuméro attribué par le Registraire des entreprises à l’immatriculation. Distinct du numéro d’entreprise fédéral (NE).Voir la définition →, ou numéro d'entreprise du Québec, vient du registre des entreprises : Immatriculation automatique (NEQ) à la constitutionsource. C'est son numéro d'immatriculation, celui qui figure au registre public et sur les documents du Registraire. Le NE, lui, vient de l'ARC et sert aux comptes fiscaux fédéraux. Revenu Québec attribue en plus ses propres numéros de dossier, par exemple pour la TVQ et les retenues à la source.

Les trois numéros désignent la même société. Ce qui compte, c'est que le nom, l'adresse et les administrateurs soient identiques partout : un écart entre le registre et l'ARC retarde souvent l'ouverture d'un compte.

S'inscrire en ligne : Business Registration Online (BRO)

La personne qui inscrit la société se connecte à un compte de l'ARC, le sien comme propriétaire ou administrateur, ou un compte de représentant autorisé, puis répond aux questions sur la société, ses propriétaires, ses activités et ses revenus prévus. L'ARC attribue ensuite le NE et les comptes demandés.

TPS/TVH et TVQ : le seuil du petit fournisseur (sourcé)

Une société qui fait des ventes taxables doit en général s'inscrire aux taxes dès qu'elle n'est plus un petit fournisseur. Sous le seuil, l'inscription est facultative.

• TPS/TVH (règle fédérale) : 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs (ou en un seul trimestre)source.
• TVQ : Inscription obligatoire dès que les fournitures taxables dépassent 30 000 $ (sur un trimestre civil ou sur les quatre derniers)source.
• Administration au Québec : pour une entreprise située au Québec, la TPS/TVH et la TVQ relèvent de Revenu Québecsource. L'inscription aux deux taxes se fait donc auprès de Revenu Québec; le NE, lui, vient toujours de l'ARC.

L'inscription volontaire, sous le seuil, permet de récupérer les taxes payées sur les dépenses d'entreprise (crédits et remboursements de taxe sur les intrants), mais oblige à percevoir la taxe et à produire des déclarations. Certaines activités imposent l'inscription quel que soit le chiffre d'affaires. Savoir si une activité est taxable, détaxée ou exonérée relève de votre comptable : la réponse change le moment et la façon de s'inscrire.

Retenues sur la paie et import-export

Un compte de retenues sur la paie (RP) est nécessaire avant le premier salaire, même quand le seul employé est l'actionnaire dirigeant. Au Québec, l'employeur s'inscrit aussi auprès de Revenu Québec pour les retenues provinciales (impôt du Québec, Régime de rentes du Québec, Régime québécois d'assurance parentale), qui remplacent une partie des retenues fédérales. Une société qui rémunère ses actionnaires seulement en dividendesdividendesPart des bénéfices distribuée aux actionnaires par résolution du conseil.Voir la définition → n'a pas besoin de compte de paie pour ces versements, déclarés sur un relevé distinct. Salaire ou dividende : bien des propriétaires dirigeants font le calcul avec leur comptable.

Le compte d'import-export (RM) sert à importer des marchandises au Canada à des fins commerciales, et à exporter dans les cas prévus par l'Agence des services frontaliers du Canada. Il s'ouvre avec le même NE.

Quels comptes ouvre une nouvelle société?

• Consultant incorporé : impôt des sociétés dès le départ; TPS/TVQ à l'approche du seuil, ou plus tôt par choix; paie seulement si le propriétaire se verse un salaire.
• Boutique en ligne : impôt des sociétés, TPS/TVQ (souvent volontaire dès le début pour récupérer les taxes sur l'inventaire et l'équipement), et import-export si les produits viennent de l'étranger.
• Restaurant ou commerce avec employés au Québec : impôt des sociétés, TPS/TVQ auprès de Revenu Québec, et retenues à la source auprès de l'ARC et de Revenu Québec avant la première paie.

Ces profils sont donnés à titre d'illustration. Ouvrir un compte trop tôt crée des obligations de déclaration, parfois des déclarations à zéro; le bon moment pour chaque inscription se discute avec votre comptable.

Non-résidents sans NAS

Les entrepreneurs qui vivent hors du Canada, en France par exemple, n'ont souvent pas de numéro d'assurance sociale (NAS), que BRO utilise pour identifier la personne qui inscrit l'entreprise. Pour une société détenue seulement par des non-résidents : Impossible par BROsource. L'ARC prévoit d'autres voies :

• En ligne : Formulaire en ligne d'inscription des entreprises non résidentessource, pour les entreprises constituées ou situées hors du Canada, ou les personnes sans NAS.
• Sur papier : Formulaire RC1, envoyé au centre fiscal des non-résidentssource.

Une société canadienne détenue par des non-résidents reste une société canadienne sur le plan fiscal : une fois son NE obtenu, elle s'inscrit à la TPS, à la TVQ et aux retenues selon les mêmes règles.

Comment on s'inscrit pour vous

1. 1On reprend votre dossier de constitutionDénomination, adresse, administrateurs, fin d'exercice : les renseignements donnés à la constitution sont réutilisés, pour concorder avec le registre.
2. 2On repère les comptes possiblesSelon vos activités, vos revenus prévus, vos employés et vos importations, on vous montre les comptes souvent ouverts et ceux qui sont facultatifs. La décision vous revient, avec votre comptable si vous en avez un.
3. 3Le bon canalBRO pour le NE et les comptes fédéraux, Revenu Québec pour la TPS, la TVQ et les retenues provinciales, ou le formulaire pour non-résidents. Selon le canal, on dépose comme représentant autorisé ou on prépare la demande pour que vous l'envoyiez de votre propre compte.
4. 4Vos numéros au tableau de bordLe NE, le NEQ et les numéros de dossier sont conservés avec votre dossier corporatif.