Prorogation : transférer votre société dans une autre juridiction

La prorogation, c'est quoi au juste?

Chaque société par actions canadienne relève de la loi de la juridiction où elle a été constituée : la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSALCSALoi fédérale qui régit les sociétés constituées auprès de Corporations Canada.Voir la définition →) pour une société fédérale, la Loi sur les sociétés par actions (LSAQ) pour une société québécoise, la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario pour une société ontarienne, et ainsi de suite. La prorogation change cette loi constitutive. La compagnie quitte un registre pour en rejoindre un autre, mais elle ne disparaît pas : elle conserve ses actifs, ses dettes, ses contrats, ses actionnaires et son historique.

C'est ce qui la distingue de l'autre option à laquelle on pense souvent : constituer une nouvelle compagnie dans la juridiction visée, y transférer les activités, puis dissoudre l'ancienne. Une nouvelle compagnie, c'est de nouveaux contrats, des transferts de biens et, souvent, des questions fiscales sur ces transferts. Avec la prorogation, c'est la même personne morale du début à la fin.

• Même personne morale : la compagnie n'est pas liquidée et n'a pas à céder ses contrats ni ses biens.
• Nouvelles règles : après la prorogation, elle suit la loi de sa nouvelle juridiction pour les administrateurs, les actionnaires, les registres et les déclarations annuelles.
• Nouveaux statuts : les statuts de prorogation remplacent les anciens et doivent respecter les règles de la loi d'accueil sur le nom, le capital-actions et les administrateurs.

Prorogation de société : d'entrée et de sortie

Toute prorogation a deux volets, chacun avec son propre dépôt. Les registres parlent souvent d'importation et d'exportation.

Les deux volets dépendent l'un de l'autre. Le registre d'accueil veut voir que le départ est autorisé là d'où vient la compagnie, et le registre d'origine attend la confirmation qu'elle existe désormais sous une autre loi avant de la retirer de ses dossiers. L'ordre des dépôts et les documents exigés varient d'une juridiction à l'autre; une bonne partie du travail consiste à les arrimer pour qu'aucun registre ne reste en attente.

Pourquoi changer de juridiction?

Les motifs varient d'une compagnie à l'autre. Les plus fréquents sont présentés ci-dessous; savoir si l'un d'eux s'applique à votre société, c'est une question pour votre avocat ou votre comptable.

• La résidence des administrateurs. Règle fédérale : Au moins 25 % des administrateurs doivent être résidents canadiens ; au moins 1 s'il y a moins de 4 administrateurssource. Au Québec : Aucune : toute personne physique peut être administrateur, sauf les personnes inhabiles (Code civil) ou déclarées incapables par un tribunal étrangersource. En Ontario : Aucune exigence de résidence ; par. 118(3) abrogé depuis le 5 juillet 2021source. Une compagnie dont le conseil change peut chercher une loi mieux adaptée à sa nouvelle composition.
• La protection du nom partout au Canada. Le nom d'une société fédérale est examiné à l'échelle nationale, ce que recherchent certaines entreprises qui s'étendent hors de leur province.
• L'entreprise a déménagé. Les fondateurs, le siège et la clientèle sont maintenant dans une autre province, et tenir deux immatriculations (origine et extraprovinciale) n'a plus de sens.
• Une fusion ou une réorganisation. Deux sociétés régies par des lois différentes doivent en général relever de la même loi avant de fusionner.
• Des investisseurs ou des prêteurs qui exigent une loi constitutive précise dans leurs documents de financement.

Autorisation de la juridiction d'origine

Aucun registre ne laisse partir une compagnie sans vérification. Les lois sur les sociétés par actions exigent en général trois choses avant une prorogation de sortie : l'approbation des actionnaires, l'autorisation du registre d'origine et une loi d'accueil reconnue par la juridiction que l'on quitte.

1. 1Approbation des actionnairesLes actionnaires adoptent une résolutionrésolutionDécision formelle des administrateurs ou des actionnaires, consignée au livre des minutes.Voir la définition → spéciale qui autorise la compagnie à demander sa prorogation dans la juridiction visée. Selon la loi et le capital-actions, certaines catégories d'actions peuvent voter séparément, et les actionnaires dissidents peuvent avoir des droits.
2. 2Dossier à jourLe registre d'origine vérifie en général que la compagnie est en règle : déclarations annuelles produites, aucun avis en souffrance, parfois aucune déclaration fiscale en défaut. Une compagnie en retard doit d'habitude régulariser sa situation d'abord.
3. 3Demande au registre d'origineLa compagnie demande l'autorisation, appelée selon l'endroit lettre de consentement, lettre de conformité ou autorisation de prorogation. Sa forme dépend de la juridiction.
4. 4Preuve de l'importationUne fois le certificat de prorogation délivré par le registre d'accueil, une copie est transmise au registre d'origine, qui inscrit le départ de la compagnie.

Certaines juridictions ajoutent leurs propres vérifications, par exemple que les créanciers ne sont pas lésés ou que la loi d'accueil accorde aux actionnaires des droits comparables. On confirme la liste des documents pour votre combinaison de juridictions avant tout dépôt.

Frais gouvernementaux de prorogation (sourcés)

Les montants ci-dessous sont les frais exigés par la juridiction d'accueil pour les statuts de prorogation. Chacun renvoie à sa source et à sa date de vérification. La recherche de nom, les frais propres à la juridiction d'origine et l'éventuelle immatriculation extraprovinciale s'ajoutent à part.

Pour la Saskatchewan, le Manitoba, le Nouveau-Brunswick, la Nouvelle-Écosse, l'Île-du-Prince-Édouard, Terre-Neuve-et-Labrador, le Yukon, les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut, les frais de prorogation sont en cours de vérification auprès de la source gouvernementale et ne sont pas encore affichés ici. Le montant exact de votre dossier figure dans votre soumission, séparé de nos honoraires, avant tout paiement.

D'autres frais gouvernementaux accompagnent souvent une prorogation : recherche ou approbation du nom dans la juridiction d'accueil, dépôt du nouveau siège et des administrateurs et, si la compagnie poursuit ses activités dans son ancienne province, immatriculation extraprovinciale à cet endroit. Pour une société fédérale, la déclaration des particuliers ayant un contrôle important suit aussi la prorogation : Chaque année avec le rapport annuel ; dans les 15 jours d'un changement ; à la constitution (30 jours après fusion ou prorogation)source.

Comment on dépose votre prorogation pour vous

Une prorogation, c'est un dossier qui touche deux registres, deux lois et plusieurs documents qui doivent concorder. Incorpo s'occupe de la préparation et des dépôts; la décision de proroger, et tout avis sur ses effets juridiques ou fiscaux, vous revient, avec vos conseillers.

1. 1Analyse du dossier actuelVous nous indiquez la loi qui régit la compagnie aujourd'hui et la juridiction visée. On passe en revue ses statuts, ses administrateurs, son siège et l'état de ses dépôts au registre d'origine.
2. 2Nom et statuts de prorogationOn vérifie le nom au regard des règles de la juridiction d'accueil et on prépare les statuts de prorogation, en adaptant au besoin le capital-actions et les dispositions sur les administrateurs. Vous relisez le tout avant le dépôt.
3. 3Résolutions et autorisationOn prépare la résolution des actionnaires qui approuve la prorogation et la demande au registre d'origine, à signer en ligne.
4. 4Dépôt dans la juridiction d'accueilUne fois l'autorisation obtenue, on dépose les statuts de prorogation et on acquitte les frais gouvernementaux pour vous.
5. 5Fermeture de la boucleOn transmet la preuve de prorogation au registre d'origine, on met à jour votre livre des minuteslivre des minutesRegistre officiel qui rassemble statuts, règlements, résolutions et registres d’une société.Voir la définition → numérique et vos registres, et on vous dresse la liste des suivis : déclaration initiale, dossiers de l'ARC et de Revenu Québec, immatriculations extraprovinciales et banque.

Le numéro d'entreprise de l'Agence du revenu du Canada ne change pas, mais l'ARC et les autorités fiscales provinciales doivent connaître la nouvelle loi constitutive et, s'il y a lieu, la nouvelle adresse. Si les activités déménagent aussi, comptes de taxes, retenues à la source et inscription à la CNESST ou à son équivalent peuvent changer : votre comptable peut en faire le tour.

Ce qu'il faut avoir sous la main

• Le numéro de la société, son certificat et ses statuts constitutifs, avec les modifications.
• Le livre des minutes, dont le registre des valeurs mobilières et la liste des administrateurs et dirigeants actuels.
• L'adresse du nouveau siège dans la juridiction d'accueil.
• Les administrateurs proposés, vérifiés au regard des règles de résidence de la loi d'accueil.
• La confirmation que les déclarations annuelles sont à jour au registre d'origine.
• Pour une compagnie qui fait affaire au Québec, une forme française du nom si elle n'en a pas déjà une : Le nom d'une entreprise doit être en français ; un nom français est nécessaire à l'obtention de la personnalité juridiquesource.

Les prorogations qui touchent une juridiction étrangère, une compagnie qui n'est pas en règle, ou une compagnie visée par un litige ou liée à des prêteurs garantis demandent en général plus de travail. Notre cabinet partenaire peut examiner ces dossiers.