Incorporez votre entreprise en ligne, au fédéral ou dans votre province

Que veut dire incorporer? La société incorporée en bref

Incorporer une entreprise, c'est créer une société par actions : une personne morale distincte de ses propriétaires, qui signe ses contrats, possède ses biens et produit sa propre déclaration de revenus. En droit québécois, on parle de constitution. Une société incorporée, une compagnie et une société par actions, c'est la même chose. Les actionnaires risquent en général seulement ce qu'ils ont investi.

Fédéral ou provincial : ce qui change

La juridiction de constitution, c'est la loi qui crée votre société : la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSALCSALoi fédérale qui régit les sociétés constituées auprès de Corporations Canada.Voir la définition →) au fédéral, la Loi sur les sociétés par actions (LSAQ) au Québec, ou la loi d'une autre province. Ce choix détermine le registre qui tient votre dossier, les règles sur le nom et les administrateurs, et l'endroit où vous produisez la déclaration annuelle.

Une société fédérale obtient un nom examiné pour tout le Canada, mais elle s'immatricule quand même dans chaque province où elle fait affaire : Oui, dans chaque province et territoire où elle exerce ses activitéssource. Au Québec, l'immatriculation d'une société constituée ailleurs est exigée dans ces cas : Obligatoire si domicile, activité ou droit réel immobilier au Québecsource.

• Résidence des administrateurs au fédéral : Au moins 25 % des administrateurs doivent être résidents canadiens ; au moins 1 s'il y a moins de 4 administrateurssource.
• Au Québec : Aucune : toute personne physique peut être administrateur, sauf les personnes inhabiles (Code civil) ou déclarées incapables par un tribunal étrangersource.
• En Ontario : Aucune exigence de résidence ; par. 118(3) abrogé depuis le 5 juillet 2021source.

Les entrepreneurs qui vendent surtout au Québec choisissent souvent la LSAQ; ceux qui visent plusieurs provinces regardent souvent la LCSA. Votre comptable ou un avocat peut comparer les deux selon vos projets.

Compagnie à numéro ou dénomination?

Une société avec une dénomination porte le nom que vous choisissez, par exemple Boulangerie Rive-Sud inc. Une compagnie à numérocompagnie à numéroSociété dont la dénomination est le numéro attribué par le registre (ex. : 9999-9999 Québec inc.). Évite la recherche de nom.Voir la définition → porte plutôt le numéro attribué par le registre, suivi de la juridiction et d'une mention juridique. Les deux ont les mêmes droits; seule la recherche de nom diffère.

• Québec : Oui : numéro + « Québec inc. »source.
• Fédéral : Oui (ex. : 12345678 Canada Inc.)source.
• Ontario : Oui : une dénomination numérique est attribuée si les statuts n'indiquent aucun nomsource.

Au Québec, la compagnie à numéro qui exploite sous un nom commercial doit déclarer ce nom au registre, et ce nom suit la Charte de la langue française : Le nom doit être en français ; préalable à la constitutionsource. On peut aussi passer à une dénomination plus tard par des statuts de modification.

Ce que comprend chaque forfait

Chaque forfait Incorpo couvre le dépôt de base : la recherche de nom ou la compagnie à numéro, les statutsstatutsDocument déposé au registre qui fixe le nom, le capital-actions, le nombre d’administrateurs et les restrictions de la société.Voir la définition → préparés à partir de vos réponses à un questionnaire guidé, le dépôt au registre et le certificat. Les forfaits se distinguent ensuite par l'étendue du dossier corporatif qu'on prépare pour vous.

• Dépôt de base : statuts et certificat, rapport de nom au besoin et numéro d'entreprise de l'ARC.
• Dossier complet : s'y ajoutent les règlements, les résolutions d'organisation, le livre des minuteslivre des minutesRegistre officiel qui rassemble statuts, règlements, résolutions et registres d’une société.Voir la définition → numérique, les certificats d'actions et l'inscription aux taxes (TPS/TVQ).
• Conformité continue : s'y ajoutent la première déclaration annuelle et une convention entre actionnaires.
• Non-résidents : s'y ajoutent une adresse de siège et un mandataire aux fins de significationmandataire aux fins de significationPersonne ou société désignée pour recevoir les documents juridiques au nom de la société dans une province.Voir la définition →, pour les entrepreneurs qui vivent hors du Canada.

Frais d'incorporation par juridiction (sourcés)

Les frais d'incorporation comptent deux parts : les droits du registre, fixés par chaque gouvernement, et les honoraires du service qui prépare et dépose votre dossier. Le tableau présente, pour chaque juridiction, les droits de constitution, le délai courant et la règle de résidence des administrateurs, avec la source et la date de vérification.

D'autres frais s'ajoutent parfois : rapport NUANS ou réservation de nom pour une société avec une dénomination, immatriculation dans une autre province. Au Yukon, le dépôt en ligne est ainsi : Non offerte : signatures originales exigéessource. Aux Territoires du Nord-Ouest : Non offerte : formulaires originaux signés, par la poste ou en personne seulementsource.

Combien de temps prend l'incorporation?

• Québec : 2 jours ouvrablessource. En prioritaire : 1 jour ouvrablesource.
• Fédéral : 1 jour ouvrable (en ligne)source. En express : 4 heures ouvrables (en ligne, service express)source.
• Ontario : Immédiat en ligne ; 15 jours ouvrables par la postesource.
• Manitoba : Parfois immédiat ; 4 à 6 jours ouvrables si examen internesource.
• Nouveau-Brunswick : Jusqu'à 2 jours ouvrables (en ligne)source.
• Nouvelle-Écosse : Environ 3 jourssource.
• Yukon : Jusqu'à 10 jours ouvrablessource.

Les délais de la Colombie-Britannique, de l'Alberta, de la Saskatchewan, de l'Île-du-Prince-Édouard, de Terre-Neuve-et-Labrador, des Territoires du Nord-Ouest et du Nunavut sont en cours de vérification. Ajoutez le temps de la recherche de nom et celui que vous prenez pour approuver les documents; la compagnie à numéro saute l'étape du nom.

Certificat de constitution, certificat d'immatriculation et NEQ

Quand le registre accepte vos statuts, il délivre un certificat de constitutioncertificat de constitutionDocument délivré par le registre qui atteste l’existence juridique de la société à compter de la date d’effet.Voir la définition → auquel les statuts sont joints. Au Québec, la société est immatriculée du même coup au registre des entreprises et reçoit son NEQNEQNuméro attribué par le Registraire des entreprises à l’immatriculation. Distinct du numéro d’entreprise fédéral (NE).Voir la définition →, le numéro d'entreprise du Québec. C'est cette preuve d'immatriculation que plusieurs appellent le certificat d'immatriculation. Le numéro d'entreprise (NE) de l'ARC, lui, est un numéro distinct qui sert aux comptes fiscaux; au fédéral : NE et compte RC attribués automatiquement à la constitution fédéralesource.

Incorporé ou enregistré : avantages de s'incorporer

Une entreprise enregistrée (entreprise individuelle ou société de personnes) n'est pas distincte de ses propriétaires : ses dettes sont les leurs. Une entreprise incorporée, elle, est une personne morale. Les avantages de l'incorporation les plus souvent cités :

• Responsabilité limitée : les actionnaires risquent en général leur mise de fonds seulement, même si les administrateurs gardent certaines obligations personnelles et que les prêteurs demandent souvent des garanties.
• Planification fiscale : le revenu est imposé dans la société et peut être versé en salaire ou en dividendesdividendesPart des bénéfices distribuée aux actionnaires par résolution du conseil.Voir la définition →; votre comptable peut comparer les options selon vos revenus.
• Continuité : la société survit au départ d'un propriétaire, et ses actions peuvent être vendues ou émises à des investisseurs.

En contrepartie, la société produit sa propre déclaration de revenus, une déclaration annuelle et tient un livre des minutes. Pour une petite activité d'appoint, ces coûts peuvent dépasser les avantages.

Après l'incorporation : la suite

1. 1Organiser la sociétéLes administrateurs adoptent les règlements, émettent les actions et nomment les dirigeants par des résolutionsrésolutionsDécision formelle des administrateurs ou des actionnaires, consignée au livre des minutes.Voir la définition → d'organisation, versées au livre des minutes.
2. 2Déclaration initiale au QuébecDéclaration initiale : Gratuite si produite dans les 60 jours suivant l'immatriculationsource.
3. 3Inscriptions fiscalesNuméro d'entreprise de l'ARC, puis TPS/TVQ au besoin. Seuil de la TPS : 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs (ou en un seul trimestre)source. Au Québec, la TPS et la TVQ sont administrées par Revenu Québecsource.
4. 4Déclaration de mise à jour annuelleElle revient chaque année; Incorpo vous rappelle l'échéance.

Comment fermer une compagnie incorporée au Canada

Une société qui cesse ses activités ne disparaît pas d'elle-même : elle doit être dissoute, et ses impôts et ses dettes réglés avant. Au Québec, frais de dissolution : Sans frais (53 $ en prioritaire)source. Au fédéral : Aucuns fraissource. Une société qui néglige ses déclarations peut aussi être radiée d'office : Radiation d'office après deux déclarations de mise à jour annuelle consécutives non produitessource. Votre comptable confirme les étapes fiscales avant la dissolution.