Incorporer une entreprise en Ontario

Exigences pour s'incorporer en Ontario

Une société ontarienne, souvent appelée « Ontario inc. », est une personne morale distincte : elle signe ses contrats, possède ses biens et produit sa propre déclaration de revenus. Le dossier de constitution porte sur les points suivants.

• Nom ou numéro : un nom appuyé d'un rapport NUANS, ou une compagnie à numérocompagnie à numéroSociété dont la dénomination est le numéro attribué par le registre (ex. : 9999-9999 Québec inc.). Évite la recherche de nom.Voir la définition → : Oui : une dénomination numérique est attribuée si les statuts n'indiquent aucun nomsource.
• Administrateurs : Au moins 1 personne physique (3 pour une société faisant appel public à l'épargne)source.
• Résidence des administrateurs : Aucune exigence de résidence ; par. 118(3) abrogé depuis le 5 juillet 2021source.
• Siège social : Siège social en Ontario obligatoire en tout tempssource.
• Mandataire aux fins de signification : visé seulement pour les sociétés constituées ailleurs. Obligatoire pour la catégorie 3 (société étrangère) : particulier résidant en Ontario (18 ans et plus) ou société ontariennesource.
• Capital-actions : les catégories d'actions, les droits rattachés à chacune et les restrictions au transfert, inscrits dans les statutsstatutsDocument déposé au registre qui fixe le nom, le capital-actions, le nombre d’administrateurs et les restrictions de la société.Voir la définition →.
• Clé d'entreprise : Clé d'entreprise à 9 chiffres, gratuitesource, qui sert aux dépôts après la constitution.

Frais et délais gouvernementaux en Ontario (sourcés)

Nous n'affichons pas de tarif ni de délai express pour l'Ontario : cette information est en cours de vérification. Le coût du rapport NUANS lui-même est aussi en cours de vérification et n'apparaît pas encore ici.

Combien coûte une incorporation en Ontario?

Le coût se divise en deux : les droits de constitution fixés par la province (300 $ (dépôt en ligne auprès du ministère)source) et les honoraires du service qui prépare et dépose votre dossier. Une société avec un nom ajoute le rapport NUANS; la compagnie à numéro s'en passe.

Après la première année, les frais récurrents de la province restent faibles : rapport annuel, 0 $ (gratuit)source; avis de modification, 0 $ (gratuit)source. Les plus gros coûts annuels viennent en général de la tenue de livres et de la déclaration de revenus de la société, que votre comptable peut estimer selon vos activités.

Règles sur le nom en Ontario

Contrairement à Corporations Canada, l'Ontario n'examine pas le nom avant le dépôt. La province s'appuie sur le rapport NUANSrapport NUANSRecherche de noms et marques au Canada exigée pour réserver une dénomination distinctive au fédéral et dans plusieurs provinces.Voir la définition → joint aux statuts, et c'est à la société de choisir un nom qui ne prête pas à confusion.

• Rapport exigé : Rapport NUANS à pondération ontarienne (le rapport à pondération fédérale est refusé) ; inutile pour une société à numérosource.
• Âge du rapport : Rapport daté d'au plus 90 jours avant le dépôtsource.
• Formes linguistiques acceptées : Anglais seul, français seul, combinaison des deux, ou deux noms équivalents (anglais et français)source.
• Structure : un élément distinctif, un élément descriptif facultatif et une mention juridique : Limitée, Incorporée, Corporation, leurs formes anglaises (Limited, Incorporated) ou leurs abréviations (Ltée, Inc., Corp., Ltd.). Le choix relève en général du style.
• Un nom qui reprend celui d'une entreprise existante, qui trompe sur l'activité ou qui laisse croire à un lien avec un gouvernement peut être contesté, et la société peut devoir le changer.

Vous faites aussi affaire au Québec? Le nom qui y est utilisé est soumis à la Charte de la langue française : Le nom d'une entreprise doit être en français ; un nom français est nécessaire à l'obtention de la personnalité juridiquesource. Une forme française ou bilingue prévue dès la constitution évite d'y revenir.

Résidence des administrateurs en Ontario

L'Ontario a aboli sa règle de résidence : Aucune exigence de résidence ; par. 118(3) abrogé depuis le 5 juillet 2021source. Un entrepreneur qui habite à l'étranger peut être le seul administrateur d'une société ontarienne.

Étape par étape : comment on dépose pour vous

Enregistrer un nom d'entreprise et constituer une société, ce n'est pas la même chose. L'entrepreneur individuel qui exploite sous un autre nom enregistre ce nom (Obligatoire si l'entreprise est exploitée sous un nom autre que celui du propriétairesource); la société, elle, naît du dépôt de statuts constitutifs. Voici comment Incorpo s'en charge.

1. 1Nom et rapport NUANSOn commande un rapport NUANS à pondération ontarienne pour le nom proposé, ou on prépare une compagnie à numéro. Règle : Rapport NUANS à pondération ontarienne (le rapport à pondération fédérale est refusé) ; inutile pour une société à numérosource.
2. 2Statuts constitutifsVous remplissez un questionnaire guidé sur les administrateurs, les actions et le siège social. On prépare les statuts à partir de vos réponses, et vous les relisez avant le dépôt.
3. 3Dépôt au Registre des entreprises de l'OntarioOn dépose en ligne et on acquitte les frais gouvernementaux pour vous. Délai : Immédiat en ligne ; 15 jours ouvrables par la postesource.
4. 4Certificat, clé d'entreprise et livre des minutes numériqueVous recevez le certificat de constitution, la clé d'entreprise et un livre des minuteslivre des minutesRegistre officiel qui rassemble statuts, règlements, résolutions et registres d’une société.Voir la définition → numérique : règlements, résolutions d'organisation et registres, prêts à signer en ligne.
5. 5Rapport initial et numéros fiscauxRapport initial : Dans les 60 jours suivant la constitutionsource. On vous indique ensuite les inscriptions qui peuvent s'appliquer : numéro d'entreprise de l'ARC, TVH, retenues à la source et CSPAAT.

La clé d'entreprise de l'Ontario, c'est quoi?

La clé d'entreprise est un code d'accès remis à la constitution : Clé d'entreprise à 9 chiffres, gratuitesource. Avec le numéro de société ontarien, elle permet à la société, ou au service qui agit pour elle, de produire le rapport annuel, les avis de modification et les clauses modificatrices au Registre des entreprises de l'Ontario. Rangez-la avec le livre des minutes : quiconque la détient peut déposer au nom de la société.

Après l'incorporation : déclaration annuelle et inscriptions

La société fait aussi affaire au Québec? Elle s'immatricule au registre des entreprises du Québec, mais un allègement existe : Sociétés ontariennes domiciliées en Ontario dispensées des droits d'immatriculation au Québecsource.

Registre des actionnaires et registre des particuliers ayant un contrôle important

Une société ontarienne tient ses propres registres, à commencer par le registre des valeurs mobilières (le registre des actionnaires) : qui détient quelles actions, de quelle catégorie, depuis quand, et chaque transfert. Ces registres sont conservés dans le livre des minutes au siège social; ils ne sont pas déposés auprès de la province.

• Registre des particuliers ayant un contrôle important : Registre obligatoire des particuliers ayant un contrôle important, tenu au siègesource.
• Dépôt auprès de la province : Aucun dépôt : conservé au siège depuis le 1er janvier 2023 et fourni sur demande aux autoritéssource.
• Accès : Non public ; communiqué sur demande aux autoritéssource.

Le livre des minutes numérique d'Incorpo comprend ces registres, mis à jour à chaque émission ou transfert d'actions.